Trong môi trường làm việc hiện đại, email công việc là một công cụ không thể thiếu. Viết được một mẫu email tiếng Anh giao tiếp chuẩn mực không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo thiện cảm với đối tác, đồng nghiệp và cấp trên.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững cấu trúc cơ bản của thư tín tiếng Anh, cùng 20 mẫu email tiếng Anh giao tiếp công việc chuyên nghiệp, dễ áp dụng trong mọi tình huống.
Cấu trúc cơ bản của một email tiếng Anh chuyên nghiệp
Trước khi đi vào các mẫu cụ thể, hãy nắm rõ bố cục tiêu chuẩn của một email công việc bằng tiếng Anh:
- Subject (Tiêu đề thư) – Ngắn gọn, nêu rõ nội dung chính.
Ví dụ: Meeting schedule for next week / Follow-up on project proposal - Greeting (Lời chào mở đầu) – Phụ thuộc vào mức độ thân quen:
- Trang trọng: Dear Mr./Ms. [Name],
- Thân mật: Hi [Name],
- Opening (Mở đầu email) – Giới thiệu lý do viết thư:
I hope this email finds you well. I am writing to… - Body (Nội dung chính) – Trình bày rõ ràng, logic, chia đoạn hợp lý.
- Closing (Kết thư) – Thể hiện lời cảm ơn hoặc mong chờ phản hồi.
Thank you for your time. I look forward to your reply. - Signature (Chữ ký) – Ghi rõ họ tên, chức vụ, thông tin liên hệ.
20 mẫu email tiếng Anh giao tiếp công việc thông dụng
Dưới đây là 20 mẫu email tiếng Anh giao tiếp được sử dụng thường xuyên trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Mỗi mẫu bao gồm câu mẫu thực tế, bản dịch và lưu ý về cách dùng.
Mẫu 1: Email giới thiệu bản thân khi mới vào công ty
Subject: Introduction – [Your Name], New Member of [Department Name]
Content:
Dear Team,
My name is [Your Name], and I’ve recently joined the [Department Name] as a [Position]. I’m excited to be part of the team and look forward to working with you all.
Please feel free to reach out if you need any assistance or collaboration.
Best regards,
[Your Name]
Dịch:
Xin chào cả nhóm, tôi là [Tên bạn], vừa gia nhập bộ phận [Tên phòng ban] với vị trí [Chức vụ]. Rất mong được hợp tác cùng mọi người.
Mẫu 2: Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn
Subject: Thank You for the Interview
Dear [Interviewer’s Name],
Thank you for taking the time to meet with me today. I truly enjoyed our conversation and learning more about the position.
I’m very interested in the opportunity to contribute to your team. Please let me know if you need any additional information.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 3: Email xin nghỉ phép
Subject: Request for Leave on [Date]
Dear [Manager’s Name],
I would like to request leave from [start date] to [end date] due to [reason]. I will ensure that all my tasks are completed before I leave.
Please let me know if this schedule works for you.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 4: Email xác nhận lịch họp
Subject: Meeting Confirmation – [Project/Topic Name]
Dear [Name],
I’m writing to confirm our meeting scheduled for [day, time, and location]. Please let me know if there are any changes.
Looking forward to our discussion.
Best,
[Your Name]
Mẫu 5: Email nhắc nhở deadline nhẹ nhàng
Subject: Friendly Reminder – Upcoming Deadline for [Task Name]
Hi [Name],
Just a gentle reminder that the deadline for [task/project] is approaching on [date]. Please let me know if you need any support.
Thank you!
[Your Name]
Mẫu 6: Email gửi tài liệu cho đồng nghiệp
Subject: Attached Files for [Project Name]
Dear [Name],
Please find attached the files related to [project/topic]. Let me know if you have any questions or need further details.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 7: Email xin phản hồi
Subject: Request for Feedback on [Project/Task Name]
Hi [Name],
I’d appreciate it if you could share your feedback on the [project/report] I sent earlier. Your input will help me improve the final version.
Thank you in advance!
[Your Name]
Mẫu 8: Email xin lỗi vì phản hồi chậm
Subject: Apology for the Late Reply
Dear [Name],
I sincerely apologize for the delay in my response. I’ve been catching up on some urgent tasks.
Thank you for your patience, and I’ll make sure to get back to you promptly next time.
Best,
[Your Name]
Mẫu 9: Email chào hàng (bán hàng / marketing)
Subject: Introducing [Product/Service Name] – Boost Your [Goal]
Dear [Client’s Name],
I hope you’re doing well. I’m reaching out to introduce our new [product/service], designed to help [solve specific problem].
Would you be available for a quick call to discuss how it can benefit your business?
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 10: Email xác nhận đã nhận được tài liệu
Subject: Confirmation of Received Documents
Dear [Name],
I’ve received the documents you sent. Thank you for your prompt action.
I’ll review them and get back to you soon.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 11: Email gửi lời chúc mừng
Subject: Congratulations on Your Achievement!
Hi [Name],
Congratulations on your recent success! You truly deserve this recognition.
Wishing you even greater accomplishments ahead.
Best,
[Your Name]
Mẫu 12: Email nhờ hỗ trợ công việc
Subject: Request for Assistance with [Task/Project Name]
Dear [Name],
I’m working on [specific task] and would really appreciate your help with [specific issue].
Please let me know if you’re available for a short discussion.
Thank you so much!
[Your Name]
Mẫu 13: Email gửi báo cáo tuần/tháng
Subject: [Week/Month] Report – [Project Name]
Dear [Manager’s Name],
Please find attached the [week/month] report for [project name].
I’ve included key updates and next steps for your review.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 14: Email xác nhận tham dự sự kiện
Subject: RSVP Confirmation – [Event Name]
Dear [Organizer’s Name],
Thank you for your invitation. I’m pleased to confirm my attendance at [event name] on [date].
Looking forward to the event!
Best,
[Your Name]
Mẫu 15: Email gửi đề xuất hợp tác
Subject: Proposal for Collaboration – [Project Name]
Dear [Partner’s Name],
I’m reaching out to explore a potential collaboration between our teams on [project].
Please find attached our proposal for your review.
I look forward to discussing this opportunity further.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 16: Email cảm ơn sau khi kết thúc dự án
Subject: Appreciation for Your Support on [Project Name]
Dear [Name],
I want to express my gratitude for your dedication and teamwork throughout the [project].
It’s been a pleasure working with you!
Best,
[Your Name]
Mẫu 17: Email xin xác nhận thông tin
Subject: Request for Information Confirmation
Hi [Name],
Could you please confirm if the details below are correct?
- [Detail 1]
- [Detail 2]
Thank you for your quick response.
[Your Name]
Mẫu 18: Email báo lỗi hoặc vấn đề kỹ thuật
Subject: Issue Report – [System/Software Name]
Dear [IT Department],
I’d like to report an issue I encountered with [system/software].
Please see the details below:
[Describe the problem briefly]
Could you please look into this?
Best,
[Your Name]
Mẫu 19: Email đề nghị tăng lương hoặc thăng chức
Subject: Request for Salary Review
Dear [Manager’s Name],
I would like to discuss the possibility of a salary review, considering my performance and contributions over the past [period].
I’d be happy to provide details or meet at your convenience.
Best regards,
[Your Name]
Mẫu 20: Email chia tay công ty (farewell email)
Subject: Farewell and Thank You
Dear Team,
As I’ll be leaving [Company Name] on [Date], I wanted to express my heartfelt thanks for the wonderful experience.
Working with you has been a pleasure, and I’ll always cherish our time together.
Wishing everyone continued success.
Warm regards,
[Your Name]
Lưu ý khi viết thư tín tiếng Anh chuyên nghiệp
Để mẫu email tiếng Anh giao tiếp trở nên thật tự nhiên và chuyên nghiệp, bạn nên ghi nhớ:
- Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Không nên viết quá dài dòng.
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Một lỗi nhỏ cũng có thể làm giảm tính chuyên nghiệp.
- Giữ giọng điệu lịch sự: Luôn sử dụng các cụm như please, could you, would you mind…
- Dùng cấu trúc câu chuẩn công sở:
- I would like to… → tôi muốn…
- Could you please… → bạn có thể vui lòng…
- Tránh viết hoa toàn bộ: Dễ bị hiểu là đang “quát” người đọc.
Cụm từ thông dụng trong email công việc
| Mục đích | Cụm từ gợi ý |
| Mở đầu | I hope this email finds you well. / I am writing to inform you that… |
| Đưa yêu cầu | Could you please provide… / I’d appreciate it if you could… |
| Cảm ơn | Thank you for your time and support. / I really appreciate your help. |
| Kết thúc | Looking forward to hearing from you soon. / Best regards, |
Kết luận
Viết email công việc bằng tiếng Anh không hề khó nếu bạn nắm được bố cục, ngữ pháp cơ bản và các cách diễn đạt chuẩn mực. Hy vọng 20 mẫu email tiếng Anh giao tiếp chuyên nghiệp trên đây sẽ giúp bạn tự tin hơn trong mọi tình huống — từ gửi báo cáo, xin nghỉ phép đến trao đổi với đối tác.
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết và phản xạ trong giao tiếp tiếng Anh công việc, hãy tham gia các khóa học giao tiếp chuyên sâu tại HME Center – nơi giúp bạn rèn luyện tiếng Anh ứng dụng thực tế, tự tin sử dụng trong mọi môi trường làm việc quốc tế.
